Power BI con A3: informes de ventas y tesorería
A3 guarda toda la información comercial y contable de muchas pymes y gestorías, pero sacar de ahí un informe claro de ventas o de tesorería sigue costando horas. En este artículo explico qué informes puedes construir en Power BI con datos de A3, cómo se extraen y qué indicadores merece la pena seguir.
Qué informes de ventas y tesorería puedes sacar de A3
La familia A3 de Wolters Kluwer está muy extendida entre pymes y despachos profesionales en España. A3ERP cubre la gestión comercial (pedidos, albaranes, facturas, almacén) y la contabilidad; a3innuva Contabilidad lleva la contabilidad en la nube. En ambos casos la información está ahí, pero convertirla en informes periódicos suele exigir exportaciones y trabajo manual en Excel. Con Power BI se pueden montar, entre otros:
- Informes de ventas: facturación por cliente, artículo, familia, comercial, zona o delegación; evolución mensual y comparativa con el año anterior; margen por línea de venta cuando el coste está registrado.
- Cartera de pedidos (A3ERP): pedidos pendientes de servir y de facturar.
- Tesorería: saldos bancarios a partir de la contabilidad, efectos y vencimientos pendientes de cobro y de pago, y previsión de caja a varias semanas.
- Cuenta de resultados y balance: evolución mensual, desviaciones frente a presupuesto y análisis por centro de coste si se usa la analítica.
Cómo se extraen los datos de A3
El método depende del producto y de cómo esté instalado. A grandes rasgos hay dos vías:
1. Conexión a la base de datos (A3ERP)
A3ERP trabaja habitualmente sobre una base de datos SQL Server instalada en un servidor de la empresa o en un hosting. Power BI puede leer directamente las tablas necesarias en modo solo lectura, sin tocar el funcionamiento del ERP. Para que el informe publicado se actualice solo, se instala la puerta de enlace de datos local (on-premises data gateway) de Microsoft en un equipo con acceso a esa base de datos, y se programa la actualización diaria o varias veces al día.
2. Exportaciones periódicas (a3innuva y otros casos)
Cuando no hay acceso directo a la base de datos, como suele ocurrir con las soluciones en la nube, se trabaja con las exportaciones que permite el propio programa (balances de sumas y saldos, diarios, listados de vencimientos, etc.) o con las vías de conexión que ofrezca el fabricante para cada versión. Los ficheros se dejan en una carpeta de OneDrive o SharePoint con un formato fijo y Power BI los procesa automáticamente. Así, el trabajo manual se reduce a guardar la exportación, sin rehacer el informe cada mes.
En los dos casos, el paso clave es el mismo: construir un modelo de datos ordenado y comprobar que las cifras de Power BI cuadran con las de A3 antes de dar el panel por bueno.
KPIs de ventas y tesorería más útiles
Ventas
- Ventas netas del mes y acumuladas, frente al año anterior y al presupuesto.
- Margen bruto en euros y en porcentaje por cliente, artículo y familia.
- Ranking de clientes y artículos, y concentración de la facturación.
- Ticket medio y número de clientes activos.
Tesorería
- Saldo disponible en bancos y su evolución.
- Cobros y pagos previstos por semana o mes según vencimientos.
- Deuda de clientes vencida, por antigüedad.
- Periodo medio de cobro y de pago.
- Fondo de maniobra y ratio de liquidez a partir del balance.
La ventaja para gestorías y pymes
Para la pyme, el beneficio es directo: dejar de preparar informes a mano cada cierre y tener ventas, márgenes y caja en un panel que se consulta desde el ordenador o el móvil. Las decisiones sobre precios, clientes o pagos se toman con datos actualizados, no con el Excel del mes pasado.
Para la gestoría o asesoría que trabaja con A3, Power BI abre una línea de servicio nueva. Con un mismo modelo y seguridad por fila, cada cliente ve únicamente su propio cuadro de mando con su cuenta de resultados, su tesorería y sus vencimientos. Es una forma de pasar de entregar balances en PDF a ofrecer un seguimiento visual que el cliente entiende, y que la gestoría puede incluir en sus honorarios como servicio de valor añadido.
Cómo trabajamos y cuánto cuesta
En DashFlow BI partimos de plantillas preparadas para A3 que adaptamos a tu versión y a tu forma de trabajar. Trabajamos por proyecto, a precio cerrado y sin permanencia, desde 1.500 € + IVA. El soporte mensual es opcional, desde 150 €/mes, cancelable en cualquier momento. Las licencias de Power BI las contratas directamente con Microsoft. Más detalle en la solución para A3 y en los planes y precios.
Preguntas frecuentes
¿Funciona con A3ERP y con a3innuva Contabilidad?
Sí, aunque el método cambia: con A3ERP normalmente se lee la base de datos SQL Server y con a3innuva se suele trabajar con exportaciones o las vías que ofrezca el fabricante. El alcance exacto se confirma en la llamada de diagnóstico.
¿Conectar Power BI a la base de datos de A3ERP afecta al programa?
La conexión se hace en modo solo lectura y se programa la actualización en horas de poca actividad, de modo que el uso diario del ERP no se ve afectado.
¿Puede una gestoría ofrecer un panel distinto a cada cliente?
Sí. Con seguridad por fila en Power BI, cada cliente accede solo a sus propios datos dentro de un mismo modelo, lo que facilita mantener el servicio para muchos clientes.
¿Cuánto cuesta un proyecto de Power BI con A3?
Trabajamos por proyecto a precio cerrado, desde 1.500 € + IVA y sin permanencia. El soporte mensual es opcional, desde 150 €/mes. Las licencias de Power BI se contratan aparte con Microsoft.
¿Lo vemos con tus datos?
En una llamada de diagnóstico de 30 minutos, gratuita y sin compromiso, revisamos tu caso y te decimos qué se puede montar y cuánto costaría.
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